Algemene voorwaarden Zeeaquariumvereniging Cerianthus
Vastgesteld tijdens de ALV van 9 november 2020

ALGEMEEN

  1. De algemene vergadering van de Zeeaquariumvereniging Cerianthus van 9 november 2020 heeft, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 16 van de statuten, het navolgende huishoudelijk reglement vastgesteld.
  2. In alle gevallen, waarin noch de Wet, statuten of reglementen, noch door een uitspraak van de algemene vergadering is voorzien, beslist het verenigingsbestuur.
  3. Waar in dit reglement gesproken wordt van “de vereniging” wordt steeds bedoeld Zeeaquariumvereniging Cerianthus; waar gesproken wordt van “het bestuur” wordt steeds bedoeld het bestuur van Zeeaquariumvereniging Cerianthus.
  4. Het huishoudelijk reglement omvat regelingen betreffende:
  1. Lidmaatschap
  • Aanmelding en toelating
  • Verplichtingen van de leden
  • Privacyreglement
  • Beëindiging van het lidmaatschap
  • Het verenigingsblad
  • Ledenavonden
  • Overige activiteiten
  1. Algemene vergadering
  • Voorbereiding (incl. oproeping)
  • Leiding
  • Verslaggeving
  • Besluitvorming
  1. Verenigingsbestuur
  • Algemeen
  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester
  • Ledenadministrateur
  • Bestuurder redactie
  • Bestuurder advertentiebeheer
  • Webmaster
  1. Commissies

4.1.      Algemeen

4.2.      Kascontrolecommissie

  1. Vergoeding van kosten
  1. Publicaties
  • Maandblad “Cerianthus Magazine”
  • Website “Cerianthus”

6.3.      Elektronische nieuwsbrief

1 Lidmaatschap

1.1 Aanmelding en toelating als lid

  1. Aanmelding als lid van de vereniging geschiedt schriftelijk, per e-mail of via de website bij relatiebeheer, dan wel door invulling en ondertekening van het machtigingsformulier voor doorlopende automatisch incasso van de contributie.
  2. Om als lid te worden toegelaten, hoeft het aspirant lid niet aan bepaalde voorwaarden te voldoen.
  3. Relatiebeheer doet het nieuwe lid een bevestiging van het lidmaatschap schriftelijk of per e-mail toekomen, als ook de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
  4. Wanneer het nieuwe lid zich niet met het huishoudelijk reglement of statuten kan verenigen, kan het lid dit binnen 7 dagen na de ingangsdatum van het lidmaatschap, kenbaar maken aan het bestuur, waarna het volledige bedrag aan betaalde contributie en inschrijfgeld wordt teruggestort als dit al geïncasseerd is door de penningmeester. Het lidmaatschap wordt direct ontbonden en het afgegeven machtigingsformulier voor doorlopende automatisch incasso van de contributie zal worden vernietigd.

1.2 Verplichtingen van de leden

  1. Het lid dient te voldoen aan wat in artikel 6 van de statuten is bepaald.
  2. Het lid is jaarlijks contributie verschuldigd. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld op de algemene ledenvergadering.
  3. Bij aanmelding is het nieuwe lid eenmalig administratiekosten verschuldigd.
  4. Het lidmaatschap gaat in nadat een volledig ingevuld en ondertekend machtigingsformulier voor doorlopende automatisch incasso van de contributie is ontvangen door de penningmeester.

1.3 Privacyreglement

  1. De privacy van de leden wordt gewaarborgd door het privacyreglement van de vereniging.
  2. Dit reglement is op te vragen bij de relatiebeheerder.
  3. Alleen relevante gegevens die voor de vereniging van belang zijn worden vermeld.

1.4 Beëindiging van het lidmaatschap

  1. Beëindiging van het lidmaatschap door het lid geschiedt schriftelijk of per e-mail voor 1 november bij relatiebeheer. Bij tussentijdse opzegging blijft het lid de volledige jaarcontributie verschuldigd.
  2. Het lidmaatschap wordt aan het einde van het verenigingsjaar automatisch met 1 jaar verlengd tenzij het lidmaatschap voor 1 november schriftelijk of per e-mail bij relatiebeheer is opgezegd.
  3. Na beëindiging van het lidmaatschap ontvangt het lid voor 1 december een schriftelijke bevestiging of e-mail van uitschrijving van de ledenadministrateur.
  4. Royering van het lid door het bestuur geschiedt wanneer het lid activiteiten uitoefent die de vereniging in diskrediet brengt, of niet overeenstemt met de doelstelling van de vereniging.
  5. Na beëindiging van het lidmaatschap vervalt de afgegeven machtiging voor doorlopende automatisch incasso van de contributie. Automatisch incasso van de contributie zal niet meer plaatsvinden.

1.5 Het verenigingsblad

  1. Het lid ontvangt maandelijks (in totaal 10 uitgaven per jaar) het verenigingsblad “Cerianthus Magazine”, gesteld in artikel 6.1 van het huishoudelijk reglement.
  2. Het lid mag gratis, samenhangende met de zeeaquariumhobby, adverteren in het verenigingsblad mits de advertentie geen commerciële activiteiten aanduidt. Advertenties kunnen worden aangemeld bij de redactie.
  3. Het lid is vrij, voor eigen verantwoording, ingezonden stukken, artikelen ter plaatsing aan de redactie aan te bieden. De redactie bepaalt of en wanneer deze worden geplaatst.

1.6 De ledenavonden

  1. De vereniging organiseert maandelijks (in totaal 10 per jaar) een ledenavond; buitengewone omstandigheden voorbehouden. De locatie en tijden staan vermeld in het verenigingsblad. Het lid heeft gratis toegang tot de ledenavond. Eens per jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden (de jaarvergadering) waarin de jaarstukken worden behandeld gehouden (zie artikel 2).
  2. Het programma van de ledenavonden wordt in het verenigingsblad gepubliceerd.
  3. Bij voldoende belangstelling kunnen extra ledenavonden of dagen worden georganiseerd, zoals een Beginnersdag of een thema-avond, bakbezoek, excursies en winkelbezoek.

1.7 Overige activiteiten

  1. Het bestuur kan overige activiteiten organiseren. Deze worden in het verenigingsblad, website, Facebook en Nieuwsbrief aange

2 ALGEMENE VERGADERING

2.1 Voorbereiding

  1. De algemene (jaar) vergadering komt bijeen, volgens het in artikel 7 van de statuten bepaalde, op een door het bestuur te bepalen datum, tijdens één van de leden-avonden.
  2. Ten minste 2 maanden voor de algemene vergadering wordt aan de leden de datum van de vergadering in het verenigingsblad aangekondigd. Daarbij wordt ook vermeld voor welke datum (1 maand voor de algemene vergadering) leden, die punten wensen te bespreken, deze bij het bestuur moeten hebben ingediend en in welke vacatures moet worden voorzien.
  3. De jaarverslagen van de bestuurders worden via de Nieuwsbrief of bijlage in het verenigingsblad voorafgaande aan de jaarvergadering, gepubliceerd. Evenals de agenda van de jaarvergadering.
  4. De agenda van de jaarvergadering bestaat in ieder geval uit de punten:
  5. Opening
  6. Goedkeuring van de notulen van de voorgaande algemene vergadering
  7. Jaarverslagen (zie artikel 2.1.e van het huishoudelijk reglement)
  8. Verkiezingen
  9. Ingekomen stukken
  10. Rondvraag
  11. Sluiting
  12. De jaarverslagen omvatten:
  13. Het verslag van de secretaris over de werkzaamheden van het bestuur en de toestand ` van de vereniging in het afgelopen jaar.
  14. De rekening en verantwoording van de penningmeester over het door het

bestuur gevoerde financieel beleid in het afgelopen jaar; vergelijkende cijfers van

het jaar daaraan voorafgaand en een begroting voor het volgende jaar.

  1. Het verslag van de kascontrole commissie over haar bevindingen ten aanzien

van de rekening en van de penningmeester.

  1. Het verslag van relatiebeheer over verliezen en aanwas van het ledenbestand.
  2. Het verslag van de redactie over het gevoerde redactionele beleid
  3. Het verslag van het advertentiebeheer van het afgelopen jaar.
  4. Als er commissie(s) zijn ingesteld: het (afsluitingen)verslag over haar

werkzaamheden in het afgelopen jaar, onder vermelding van bijzonderheden die

zich daarbij hebben voorgedaan. Zie ook artikel 4.1.i van het huishoudelijk

reglement.

8.De verkiezing van bestuursleden vindt in deze vergadering plaats na afhandeling

van de voormelde jaarstukken.

  1. Bestuurskandidaten en kandidaten commissie(s)

Kandidaten voor de aangekondigde vacatures dienen zich aan te melden bij de secretaris vóór aanvang voor de algemene vergadering. Een kandidaat dient,

schriftelijk dan wel mondeling tijdens de vergadering, te verklaren dat hij of zij

een eventuele benoeming zal aanvaarden en zich, in teamverband, ten volle zal

inzetten voor de vereniging.

2.2 Leiding

  1. De voorzitter heeft de leiding van deze vergadering. Hij kan de spreektijd beperken. Hij kan aan het begin van een termijn discussie in een volgende termijn uitsluiten; Hij kan de discussie over een onderwerp sluiten. Niemand neemt aan de beraadslagingen deel, zonder daartoe van de voorzitter het woord te hebben gekregen. De voorzitter kan een spreker, die van het onderwerp afdwaalt, of misbruik maakt van het recht tot spreken tot de orde roepen en zo nodig het woord ontnemen. De voorzitter is bevoegd om diegene, die zich bewust aan ordeverstoring schuldig maakt, de verdere aanwezigheid op de vergadering te ontzeggen. Bij ontstentenis van de voorzitter berust de leiding van der vergadering bij de vicevoorzitter.
  2. De voorzitter is bevoegd een stembureau te benoemen en is bevoegd de vergadering te schorsen voor de tijd die redelijkerwijze nodig is in verband met het doel of de reden van de schorsing. Voor het verdagen van de vergadering is de goedkeuring van de vergadering nodig.
  3. De voorzitter is verplicht een, door ten minste 3 leden ingediende motie van orde, terstond in behandeling te nemen; de vergadering kan tot behandeling van de motie op een later tijdstip besluiten.

2.3 Verslaglegging

  1. De secretaris notuleert de vergadering. Bij zijn afwezigheid neemt de plaatsvervangende secretaris waar.
  2. De secretaris van de algemene vergadering draagt zorg voor het aanwezig zijn van een presentielijst, en houdt toezicht op het invullen hiervan door de aanwezige leden.
  3. Het verslag van de algemene vergadering (de notulen) wordt gepubliceerd in het verenigingsblad, uitkomende maximaal twee maanden na de vergadering.
  4. De notulen worden in de eerstvolgende algemene vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Na goedkeuring vormen de notulen het enige officiële verslag van de vergadering.

2.4 Besluitvorming

  1. Een lid is gerechtigd tot het uitbrengen van zijn stem, indien dat lid op de eerste dag van de maand, voorafgaande aan die waarin de desbetreffende algemene vergadering wordt gehouden, als zodanig bij de vereniging stond ingeschreven en ten tijde van de gehouden vergadering nog lid is.
  2. Ingeval een lid verhinderd is, kan deze een ander stemgerechtigd lid schriftelijk machtigen (de machtiging dient aan de secretaris te worden overlegd); dan wel zijn stem schriftelijk aan de secretaris kenbaar maken.
  3. De algemene vergadering kan – bij motie van orde – tot een bepaalde wijze van stemmen besluiten. Als dat niet is geschied en niet anders is bepaald, besluit de voorzitter of de stemming zal geschieden bij acclamatie, mondeling op afroep of schriftelijk met gesloten stembriefjes. De stemming over de benoeming van personen geschiedt schriftelijk, tenzij de vergadering de kandidaten bij acclamatie wenst te benoemen. De stemming over het ontheffen van een persoon uit enige functie geschiedt steeds schriftelijk.
  4. Een persoon wordt geacht te zijn verkozen, resp. een voorstel wordt geacht te zijn aangenomen of verworpen bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij anders is voorgeschreven. Blanco stemmen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen over zaken beslist de voorzitter. Bij staking van stemmen over personen vindt herstemming plaats tussen hen die de meeste stemmen op zich hebben verenigd en wel tussen zoveel kandidaten als er plaatsen te vervullen zijn, vermeerderd met één. Bij staking van stemmen na herstemming over personen beslist het lot.

3 VERENIGINGSBESTUUR

3.1 Algemeen

  1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de verrichtingen van de bestuurders, de eventueel door haar ingestelde commissies, en het door haar gevoerde beleid.
  2. Het bestuur vergadert ten minste maandelijks met uitzondering van de maanden juli en augustus.
  3. De bestuursleden houden elkaar, ook buiten de bestuursvergaderingen om, regelmatig op de hoogte van zaken die van belang zijn voor de vereniging. Dit geldt in het bijzonder voor het op de hoogte houden van de voorzitter.
  4. Voor elk lid en/of functie van het dagelijks bestuur is bij afwezigheid een plaatsvervanger aangewezen. Zie hiervoor het verenigingsblad.

E        Het, door het bestuur volgens artikel 9 van de statuten, opgestelde rooster van aftreden, dient zodanig te zijn, dat de continuïteit van het bestuur is gewaarborgd. Een rooster van aftreden wordt, gelijktijdig met de aankondiging van de algemene vergadering, in het verenigingsblad bekend gemaakt.

3.2 Voorzitter

  1. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen en ledenavonden.
  2. De voorzitter draagt zorg voor het leggen en onderhouden van alle contacten met betrekking tot de PR voor de vereniging.
  3. In alle geschillen waarin noch de wet, statuten, reglementen, de algemene vergadering, noch het bestuur in goed onderling overleg tot een oplossing komt, beslist de voorzitter.

3.3 Secretaris

  1. De secretaris voert de correspondentie en is belast met het oproepen en notuleren van de vergaderingen voor het verenigingsblad en het maken van het jaarverslag. Hij draagt zorg voor verslaglegging van de ledenavonden.
  2. De secretaris houdt afschriften bij van uitgaande correspondentie en bewaart deze samen met de ingekomen correspondentie in het onder zijn beheer berustende archief van de vereniging.
  3. De secretaris brengt op de vergaderingen van het bestuur verslag uit van de sinds de vorige vergadering gevoerde correspondentie, tenzij het urgente karakter daarvan eerder contact hierover met zijn medebestuursleden noodzakelijk maakt.

3.4 Penningmeester

  1. De penningmeester is belast met het beheer van de gelden van de vereniging en is daarvoor verantwoordelijk.
  2. De penningmeester beheert de boeken zo goed mogelijk en brengt verslag uit van de stand van zaken.
  3. De penningmeester brengt op de vergaderingen van het bestuur maandelijks verslag uit over de financiële stand van zaken.

3.5 Relatiebeheer

  1. De relatiebeheerder is belast met de ledenadministratie en is daarvoor verantwoordelijk.
  2. Relatiebeheer houdt afschrift van alle mutaties in het ledenbestand en bewaart deze samen met het onder zijn beheer rustende archief van maandelijkse overzichten van deze bestanden.
  3. Relatiebeheer brengt op de vergadering van het bestuur, maandelijks verslag uit over het ledenbestand. Het ledenbestand staat op de bestuurs-site ter inzage voor bestuursleden.
  4. De ledenadministrateur brengt in de algemene vergadering waarin jaarstukken worden behandeld verslag uit van de stand van zaken.

3.6 Bestuurder(s) redactie

  1. De (eind)redactie is belast met het voeren van de redactie van het verenigingsblad en is hiervoor verantwoordelijk.
  2. De (eind)redactie houdt afschrift van uitgaande correspondentie en bewaart deze tezamen met de ingekomen correspondentie in het onder zijn beheer berustende archief met betrekking tot de redactie.
  3. De redactie brengt in de algemene vergadering waarin jaarstukken worden behandeld verslag uit van de redactionele zaken van het afgelopen jaar.
  4. De redactie en webmaster dragen zorg voor publicatie van verslagen en artikelen op de website.

3.7 Bestuurder advertentiebeheer

  1. De bestuurder advertentiebeheer beheert de portefeuille van adverteerders.
  2. De bestuurder advertentiebeheer houdt afschrift van uitgaande correspondentie en bewaart deze samen met de ingekomen correspondentie in het onder zijn beheer berustende archief met betrekking tot het advertentiebeheer.
  3. De bestuurder advertentiebeheer brengt in de algemene vergadering waarin jaarstukken worden behandeld verslag uit van de advertentiezaken van het afgelopen jaar.

3.8 Webmaster

  1. De webmaster ondersteunt en houdt alle administratieve websites bij.
  2. Deze functie kan eventueel worden ingevuld, bij goedkeuring door het bestuur, door een externe kracht. Eén van de bestuursleden dient hierbij als contactpersoon.
  3. De webmaster is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en volledige beheer van alle back-end sites van ZAV Cerianthus waaronder https://www.cerianthus.nl/huishoudelijkbeleid/ (bestuurders documentatiesite) en /huishoudelijkbeleid/ (bestuurders informatiesite)

3.9 Webdesigner

1. De webdesigner is verantwoordelijk voor het ontwerp en de ontwikkeling van de website https://www.cerianthus.nl/

2. De website moet voldoen aan de behoefte van de verenigingsleden en verenigingsnieuws bevatten. Daarnaast biedt zij, ook voor niet-leden, inhoudelijke informatie over                  alle  aspecten van de zeeaquariumhobby.

3.10 Webbeheerder

1. De webbeheerder is verantwoordelijk voor het volledige beheer van de website https://www.cerianthus.nl/

2. De website moet voldoen aan de behoefte van de verenigingsleden en verenigingsnieuws bevatten. Daarnaast biedt zij, ook voor niet-leden, inhoudelijke informatie over alle           aspecten van de zeeaquariumhobby.

3. Leden van de vereniging kunnen zelf bijdragen aan de inhoud van website, volgens het gestelde in artikel 1.4 van het huishoudelijk reglement.

4. Leden mogen op de site adverteren, volgens het gestelde in artikel 1.4 van het huishoudelijk reglement.

5. Ter bevordering van naamsbekendheid en ledenwerving, kan de site aangemeld worden bij verschillende zoekmachines en bij andere verenigingen.

 

4 COMMISSIES

4.1 Algemeen

  1. Commissies kunnen worden ingesteld zoals bepaald in artikel 12 van de statuten.
  2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de commissies die het heeft ingesteld. Het bestuur geeft de leden kennis van elke ingestelde commissie.
  3. De leden van een door het bestuur ingestelde commissie worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen zowel door het bestuur als door de algemene vergadering uit hun functie worden ontslagen. Het bestuur geeft de leden kennis van elke gedane benoeming en van elk ontslag.
  4. Elke commissie heeft het recht een voordracht op te stellen voor de benoeming van haar commissieleden, en ook ter voorziening in een tussentijdse vacature.
  5. In overleg met de commissie kan het bestuur één der leden van de commissie aanwijzen als coördinator. Deze heeft de leiding van de door de commissie te verrichten werkzaamheden.
  6. Elke commissie heeft ten minste één contactpersoon die regelmatig contact houdt met het bestuur over alle belangrijke aangelegenheden haar taak betreffende. Hiervoor wordt één van de bestuursleden als contactpersoon aangewezen.
  7. Ingeval een geschil ontstaat tussen de commissie en het bestuur, en dit niet in goed onderling overleg kan worden opgelost, beslist de voorzitter van de vereniging.
  8. Financiële zaken dient de commissie vooraf te overleggen met de penningmeester; ter voorafgaande goedkeuring door het bestuur.
  9. Elke commissie brengt – in het kader van de voortgang – indien wenselijk periodiek, maar in ieder geval jaarlijks voor 1 oktober, en indien de commissie wordt opgeheven ter afsluiting van haar werkzaamheden, een verslag uit aan het bestuur over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar, onder vermelding van bijzonderheden die zich daarbij hebben voorgedaan.
  10. Elke commissie is verantwoordelijk dat haar kosten het daarvoor toegestane bedrag niet overtreffen.
  11. Alle door de commissie aangeschafte goederen, die uit middelen van de vereniging zijn voortgekomen, blijven eigendom van de vereniging. Hiervan dient jaarlijks voor 1 oktober, en als de commissie wordt opgeheven ter afsluiting van haar werkzaamheden, een inventarislijst te worden overlegd.
  12. Vergoeding van de door de commissieleden gemaakte en door het bestuur vooraf goedgekeurde kosten, noodzakelijk voor de uitoefening van hun functie, vindt plaats in overeenstemming met het gestelde in hoofdstuk 5 van het huishoudelijk reglement. De penningmeester betaalt de eventue­le declaraties van de commissieleden en van de commissie, nadat deze door de voorzitter van de desbetreffende commissie zijn gefiatteerd.

 

4.2 Kascontrolecommissie

  1. De kascontrolecommissie is ingesteld door de algemene vergadering, zoals in artikel 13 van de statuten is bepaald.
  2. De kascontrolecommissie heeft tot taak:
  3. Het uitoefenen van controle op de financiële administratie van de vereniging en daarover schriftelijk verslag uitbrengen aan de algemene vergadering. De controle omvat het aan de hand van de bewijsstukken controleren van de boeken van de penningmeester en ook van de verdere administratie waarbij de vereniging financieel betrokken is, en controle op de rechtmatigheid van de gedane uitgaven, controle van de vermogensbestanddelen en van de financiële jaarstukken;
  4. Het bestuur desgevraagd van advies te dienen ten aanzien van het toestaan van afwijkingen van de in hoofdstuk 5 van het huishoudelijk reglement vastgestelde regels voor vergoeding van reis- en verblijfkosten;
  5. Het bestuur desgevraagd van advies te dienen betreffende belangrijke of principiële afwijkingen van een goedgekeurde begroting.
  6. De kascontrolecommissie is bevoegd:
  7. Namens de algemene vergadering het bestuur schriftelijk te machtigen af te wijken van de in het huishoudelijk reglement vastgestelde regels voor de vergoeding van reis- en verblijfskosten of van een vastgestelde begroting. Zij kan ook verklaren tegen de afwijking geen bezwaar te hebben;
  8. Inzage te verlangen van de boeken en boekbescheiden van de penningmeester evenals de kassen op te nemen en de saldi van girorekeningen, evenals verdere vermogensbestanddelen te controleren. Zij houdt met het bepalen van de controletijden rekening met verzoeken van de gecontroleerde, echter slechts zover dit met haar eigen verantwoordelijkheid in overeenstemming is;
  9. Inzage te verlangen van de verslagen van de vergaderingen van het bestuur, als mede correspondentie van de vereniging, voorover zij dit ten behoeve van de uitoefening van haar taak gewenst oordeelt;
  10. De algemene vergadering bij te wonen en daar het woord te voeren.
  11. De kascontrolecommissie bestaat uit twee leden die stemgerechtigd lid van de vereniging zijn. De leden van de financiële commissie worden jaarlijks door de algemene vergadering benoemd. Zij zijn niet meer dan twee opeenvolgende jaren herkiesbaar.
  12. Zij kunnen door de algemene vergadering worden ontslagen. De financiële commissie en ook het bestuur hebben het recht een voordracht op te stellen voor de benoeming van de financiële commissieleden, evenals ter voorziening in een tussentijdse vacature. De financiële commissie kan, indien gewenst, zelf tijdelijk voorzien in een tussentijdse vacature. De leden van de kascontrolecommissie benoemen uit hun midden een woordvoerder.
  13. Alle door de kascontrolecommissie verrichte controles geschieden samen door beide financiële commissieleden. De kascontrolecommissie voert ten minste eenmaal per jaar een controle uit. De controle van de jaarstukken vindt plaats voordat de algemene vergadering, waarin de rekening en verantwoording worden behandeld, plaatsvindt.
  14. De leden van de kascontrolecommissie zijn verplicht tot geheimhouding van al wat tijdens de uitoefening van hun functie ter sprake is gekomen, met uitzondering van en onder voorbehoud van mededelingen die voor het bestuur of de algemene ledenvergadering noodzakelijk is, ter uitoefening van de aan de kascontrole-commissie opgedragen taak. De kascontrolecommissie brengt ontdekte, verleende onregelmatigheid in de administratie niet ter kennis van de algemene vergadering alvorens zij de betrokkene in de gelegenheid heeft gesteld zich te verantwoorden en de eventuele onregelmatigheid te herstellen en mede alvorens zij de voorzitter van het bestuur van haar bevindingen mededeling heeft gedaan.
  15. De kascontrolecommissie is aan de algemene vergadering verantwoording verschuldigd voor de wijze waarop zij haar taak verricht. Zij brengt jaarlijks aan de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden en vermeldt in dit verslag de afwijkingen die zij op grond van artikel c punt 1 heeft goedgekeurd.
  16. Voor de vergoeding van de door hen gemaakte kosten, noodzakelijk voor de uitoefening van hun functie, worden de kascontrolecommissieleden verwezen naar het hieromtrent in hoofdstuk 5 van het huishoudelijk reglement bepaalde. Eventuele declaraties betaalt de penningmeester, nadat deze declaraties van de kascontrolecommissieleden en de kascontrolecommissie door de voorzitter van het bestuur zijn gefiatteerd.

5 VERGOEDING VAN KOSTEN

  1. De onvermijdelijke kosten van de functionarissen, verbonden aan de werkzaamheden die verband houden met uitvoering van hun taak komen in principe ten laste van de vereniging.
  2. Niet meer dan de werkelijk betaalde kosten mogen in rekening worden gebracht. De declaraties moeten vergezeld gaan van de nota’s van de gedeclareerde bedragen. Voor alle declaraties voor uitbetaling is het fiat van de voorzitter noodzakelijk. Voor declaraties van de voorzitter is voor uitbetaling het fiat van de vicevoorzitter noodzakelijk.
  3. Reiskosten van de functionarissen worden slechts vergoed tot maximaal de werkelijke kosten met dien verstande dat de reiskosten worden vastgesteld volgens, in overeenstemming met de ANWB-reiskostenindex. Wijzigingen van de vergoeding kunnen uitsluitend per 1 oktober van elk jaar worden doorgevoerd.
  4. Functionarissen van de vereniging kunnen geen aanspraak maken op vergoeding van de door hen gemaakte verblijfskosten, dan na voorafgaande toestemming van de voorzitter. De voorzitter heeft voorafgaande toestemming van de vicevoorzitter nodig.
  5. Als functionarissen van de vereniging worden beschouwd, de leden van het bestuur, de leden van de ingestelde commissies, en ook door het bestuur aan te wijzen personen.
  6. Het bestuur kan voor zeer bijzondere gevallen een van het voorgaan de afwijkende regeling vaststellen, doch geeft hiervan kennis aan de financiële commissie.

6 PUBLICATIES

6.1 Maandblad “Cerianthus Magazine”

  1. De vereniging geeft het maandblad “Cerianthus Magazine” uit, dat 10 maal per jaar verschijnt; buitengewone omstandigheden voorbehouden.
  2. De uitgifte van het blad wordt verzorgd door de redactie.
  3. Het blad moet voldoen aan de behoefte aan voorlichting van de verenigingsleden en verenigingsnieuws en verslagen van ledenavonden en overige verenigingsactiviteiten bevatten.
  4. Leden van de vereniging kunnen zelf bijdragen aan de inhoud van het blad, volgens het gestelde in artikel 1.4 van het huishoudelijk reglement.
  5. Eén exemplaar van het blad wordt door de redactie digitaal bewaard.
  6. Leden mogen in het blad adverteren, volgens het gestelde in artikel 1.4 van het huishoudelijk reglement.
  7. Ter bevordering van naamsbekendheid en ledenwerving, kan het blad bij door het bestuur aan te wijzen derden (o.a. detaillisten) worden neergelegd.

6.3 Elektronische Nieuwsbrief

  1. De vereniging geeft op ad hoc basis een elektronische nieuwsbrief uit.
  2. Het bestuur van de vereniging bepaalt wanneer en met welke inhoud een nieuwsbrief wordt verzonden.
  3. De inhoud en verzending van de nieuwsbrief wordt verzorgd door de redactie.
  4. De e-nieuwsbrief wordt verzonden aan de leden waarvan het e-mailadres bekend is bij relatiebeheer en waarvan het lid toestemming heeft gegeven dit te gebruiken voor het verzenden van de e-nieuwsbrief.
  5. De e-nieuwsbrief zal voornamelijk worden ingezet om de leden te attenderen op verenigingsactiviteiten.

6.4 Facebook

  1. De vereniging heeft een besloten Facebookpagina.
  2. Eén van de bestuursleden is de Moderator en houdt toezicht op de publicaties en reacties.
  3. De Moderator heeft het recht negatieve en kwetsende opmerkingen of reacties te verwijderen.
  4. Leden dienen zichzelf aan te melden voor de Facebookpagina.
  5. Bij beëindiging van het lidmaatschap eindigt ook de deelname aan deze faceboekgroep.