facebook-tab50

Privacyreglement

 

Algemeen

Zeeaquariumvereniging Cerianthus is een vereniging met statuten en een huishoudelijk reglement. Het bestuur van de  vereniging telt vrijwillige bestuursleden die handelen volgens  de hiervoor genoemde statuten en reglementen.

Een onderdeel van ons beleid is het hanteren van een zorgvuldig privacybeleid van onze leden. Via onze ledenadministratie  worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. We vermelden voor welk doeleinden wij Persoonsgegevens verwerken. We proberen de Persoonsgegevens te beperken tot alleen de gegevens die nodig zijn om de doeleinden van onze vereniging te bereiken.  De gegevens die we middels de inschrijving hebben ontvangen  verwerken we op de volgende wijze.

 Administratie van persoonsgegevens

De ledenadministratie verwerkt alle Persoonsgegevens  van de leden. Het aanmelden van nieuwe leden en het uitschrijven van leden gaat eveneens via de ledenadministratie. De volgende gegevens staan in het Ledenbestand.

Het bestuur registreert de volgende gegevens .

A.      Naam, adres, woonplaats,  e-mailadres, telefoon

Deze gegevens zijn voor onze vereniging van belang om zo optimaal mogelijk te kunnen werken voor o.a.:

  • Het leggen van contacten tussen het bestuur en de leden en tussen de leden onderling om de onderlinge communicatie te bevorderen en te versterken.
  • Om vragen te beantwoorden of klachten te behandelen via sociale media, e-mail, per post of telefonisch;
  • Om gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan excursies
  • Om Inzage te hebben in het aantal leden die de vereniging telt
  • Voor het verzenden van ons maandelijkse uitgave van Cerianthus magazine
  • Het versturen, indien hier toestemming voor gegeven is, van onze digitale Nieuwsbrief op basis interesses van het lid. Bij iedere communicatie langs deze weg wordt een afmeldmogelijkheid (opt-out) opgenomen mocht het lid geen interesse meer hebben in onze nieuwsbrief.
  • Het versturen van verenigingsgerichte e-mailberichten naar leden
  • Het goed kunnen verwerken van de inkomende en uitgaande informatie
  • Om (op individueel niveau) onze website online te verbeteren

B.      Geboortedatum en geslacht

  • Deze gegevens zijn van belang om een overzicht te krijgen van de leeftijdsopbouw van ons ledenbestand.

C.      Iban- en Bicnummer

  • Deze gegevens zijn van belang voor de financiële afwikkeling tussen leden, adverteerders en banken en overige financiële afwikkeling.
  • Deze gegevens worden niet aan derden bekend gemaakt zonder toestemming van het desbetreffende lid.

 

D.      Machtigingsdatum en afgeven van de machtiging van de contributie

  • De datum waarop bepaald is dat de contributie automatisch wordt afgeschreven van de leden. De leden tekenen hiervoor akkoord bij hun inschrijving. Doel van de automatische afschrijving is dat op de afgesproken datum de lidmaatschapskosten worden geïnd om te voorkomen dat niet na de desbetreffende datum nog leden aangesproken moeten worden om hun jaarlijkse contributie te betalen. Daarnaast is het voor de vereniging van belang om een goed financieel overzicht te krijgen om de jaarlijkse begroting vast te kunnen stellen.

 

E.       Derden waaronder sprekers, adverteerders en diverse websites/fora

  • Deze gegevenszijn van belang om met sprekers goede contacten te onderhouden voor eventuele lezingen op de verenigingsavonden. Betreffende gegevens zijn te vinden in onze administratie en worden niet doorgegeven aan derden. Van belang is dat er goed overleg is met onze adverteerders betreffende de advertenties in ons blad of Nieuwsbrief.

Op onze website staan alleen gegevens of artikelen met toestemming van de leden. Op de website en de Cerianthus Facebookpagina mogen alleen leden foto's, mededelingen of meningen van zichzelf plaatsen. Leden hebben toegang via een wachtwoord en met vermelding van hun naam. Schuilnamen zijn niet toegestaan. Dit om misverstanden te voorkomen en de contacten naar andere leden juist te verbeteren.

F.       Inschrijfdatum bij de vereniging

  • De datum van inschrijving is voor de vereniging van belang daar we graag willen weten hoe lang iemand lid is van de vereniging in verband met diverse jubilea en ervaringen om beginnende aquarianen bij te staan in hun hobby.

G.     Aanmelding, afzegging , wijziging, bewaren van de gegevens

  • De leden kunnen zich schriftelijk of digitaal opgeven middels een inschrijfformulier, waarbij wij vragen om enkele persoonsgegevens aan ons te verstrekken om het lidmaatschap te bevestigen.
  • De vereniging neemt passende beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen.
  • De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de vereniging voor het gebruik van zijn gegevens
  • De betrokkene kan die toestemming te allen tijde intrekken.
  • De vereniging respecteert het rechtom de persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen
  • De gegevens worden bewaard tot het moment waarop het (oud)lid aangeeft dat de gegevens verwijderd dienen te worden. Het lid heeft daartoe het recht vergeten te worden.

H.     Het toekennen van een wachtwoord

  • De leden ontvangen een wachtwoord waarmee zij kunnen inloggen om toegang te krijgen tot het ledendeel van de website www.cerianthus.nl . Hier worden de namen, adres, telefoon en e-mail gegevensvan leden gedeeld om het mogelijk te maken onderling afspraken te maken voor bakonderhoud of bakbezoeken. Tevens is de mogelijkheid om onze Facebookpagina in te loggen. Doel is het verbeteren van de onderlinge contacten tussen de leden. Bij uitschrijven vervalt het wachtwoord.

I.        Tevens staan in onze administratie de gegevens van:

  • Sprekers met: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en beoordeling van lezing
  • Onze adverteerders met: naam bedrijf, adres, e-mailadres, telefoonnummer, website
  • Deze gegevens worden niet gedeeld met derden zonder toestemming van de sprekers of adverteerders.

J.        Verwerking van de gegevens

  • Nieuwe leden kunnen zich middels een inschrijfformulier aanmelden.
  • Dat kan schriftelijk of via de website van de vereniging
  • Op het inschrijfformulier staan de gegevens voor aanmelding inclusief de vraag voor automatische afschrijven van de jaarlijkse contributie, geheimhouding van de gegevens behalve de naam, het ontvangen van de Nieuwsbrief.
  • De ledenadministrateur draagt zorg voor de verwerking van het ledenbestand.
  • De penningmeester draagt zorg voor de financiële afwikkeling.
  • De gegevens slaan we op in ons programma: Cerianthus Documentatie Beheer (Joomla-website)
  • E-mail berichten (inkomend en uitgaand) staan op de server van Versio.nl (domein www.cerianthus.nl). Met Versio is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierbij zijn accountgegevens en wachtwoorden noodzakelijk als beveiliging van de berichten.

K.      Toegang tot privacygevoelige gegevens

  • Alle bestuursleden, die staan vermeld in het register van de Kamer van Koophandel, hebben toegang tot de ledenlijst en kunnen over de gegevens beschikken. Bij aftreden van een bestuurslid vervalt de mogelijkheid tot toegang van de Persoonsgegevens.

L.       Gegevens aan derden

  • We vragen toestemming aan de nieuwe leden of het adres, telefoonnummer en e-mailadres kenbaar gemaakt mogen worden aan de overige leden. Dit om de onderlinge contacten te bevorderen.
  • Leden kunnen aangeven of zij wel of niet toestemming hiervoor geven. Zo niet, dan wordt alleen de naam vermeld op de ledenlijst
  • Verder zal de vereniging de door leden verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien zij hiervoor geen toestemming hebben gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Dat geldt voor het binnenland als wel voor het buitenland. (Belgische leden ).
  • In onze uitgave van Cerianthus magazine vermelden we de namen van auteurs, ook wanneer zij lid zijn van onze verenigingen.
  • Op onze website staan, na goedkeuring, artikelen en fotomateriaal van leden voorzien van hun naam.
  • Toestemming dient gevraagd te worden voor publicatie in een andere uitgaven indien het een artikel betreft van Cerianthus of van een van de leden.

M.    Wijzigingen in deze privacyverklaring

  • De vereniging kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

Opgesteld: Utrecht, 5 juni 2018


 

Ga naar boven