Privacy beleid Zeeaquariumvereniging Cerianthus
Vastgesteld tijdens de ALV van 9 november 2020

Algemeen

Zeeaquariumvereniging Cerianthus is een vereniging met statuten en een huishoudelijk beleid. Het bestuur telt vrijwillige bestuursleden die handelen volgens  de hiervoor genoemde statuten en reglementen.

Een onderdeel van ons beleid is het hanteren van een zorgvuldig privacy beleid van onze leden. Via ons relatiebeheer worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Wij vinden een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. We vermelden voor welk doeleinden wij Persoonsgegevens verwerken. We proberen de Persoonsgegevens te beperken tot alleen de gegevens die nodig zijn om de doeleinden van onze vereniging te bereiken.  De gegevens die een nieuw lid ons bij inschrijving verstrekt worden als volgt verwerkt.

Administratie van persoonsgegevens

De relatiebeheerder verwerkt alle Persoonsgegevens van de leden.

Het aanmelden en uitschrijven van leden en overige relaties zoals adverteerders worden via de relatiebeheerder bijgehouden.

Het bestuur registreert de volgende gegevens:

  1. 1. Naam, adres, woonplaats, provincie, e-mailadres en telefoonnummer
  • Deze gegevens zijn voor onze vereniging van belang om zo optimaal mogelijk te kunnen werken voor o.a.:
    • Het leggen van contacten tussen het bestuur en de leden en tussen de leden onderling. Dit om de onderlinge communicatie te bevorderen en te versterken.
    • Om vragen te beantwoorden of klachten te behandelen via sociale media, e-mail, per post of telefonisch;
    • Om gegevens te verwerken voor mogelijke deelname aan excursies
    • Om inzage te hebben in het aantal leden die de vereniging telt
    • Voor het verzenden van ons maandelijkse uitgave van Cerianthus Magazine
    • Het versturen van onze digitale nieuwsbrief aan leden die hier vooraf toestemming voor hebben gegeven.
    • Bij iedere communicatie langs deze weg wordt een afmeldmogelijkheid (opt-out) opgenomen mocht het lid geen interesse meer hebben in onze nieuwsbrief.
    • Het versturen van verenigingsgerichte e-mailberichten naar leden
    • Het goed kunnen verwerken van de inkomende en uitgaande informatie
    • Om (op individueel niveau) onze website online te verbeteren 
  1. Geboortedatum en geslacht
  • Deze gegevens zijn van belang om een overzicht te krijgen van de leeftijdsopbouw en de verdeling tussen man en vrouw binnen onze vereniging.
  1. Iban- en Bicnummer
  • Deze gegevens zijn van belang voor de financiële afwikkeling tussen leden, adverteerders en banken en overige financiële afwikkeling.
  • Deze gegevens worden niet aan derden bekend gemaakt zonder schriftelijke toestemming vooraf, van desbetreffende relatie.
  1. Machtigingsdatum en afgifte machtiging voor contributie inning van lidmaatschapsgelden.
  • Deze gegevens zijn van belang voor o.a.:
  • De registratie van startdatum, waarop bepaald is dat de contributie automatisch wordt afgeschreven.
  • De leden tekenen hiervoor op hun aanmeldformulier bij inschrijving als nieuw lid.
  • De automatische afschrijving is dat op de afgesproken datum de lidmaatschapskosten worden geïnd via automatische incasso.
  • Het is voor de vereniging van belang om een goed financieel overzicht te krijgen om de jaarlijkse begroting vast te kunnen stellen.
  1. Derden waaronder sprekers, adverteerders en diverse websites/fora
  • Deze gegevenszijn van belang om:
  • Met sprekers goede contacten te onderhouden voor eventuele lezingen op de verenigingsavonden.
  • Betreffende gegevens zijn te vinden in onze administratie en worden niet doorgegeven aan derden.
  • Van belang is dat er goed overleg is met onze adverteerders betreffende de advertenties in ons blad of de nieuwsbrief.
  • Op onze website staan alleen gegevens of artikelen met toestemming van de leden.
  • Op de website en de besloten Cerianthus Facebookpagina mogen alleen leden foto’s, mededelingen of meningen van zichzelf plaatsen.
  • Leden hebben toegang tot de besloten Facebookpagina, via een wachtwoord met vermelding van hun naam.
  • Schuilnamen zijn niet toegestaan op de besloten Facebookpagina. Dit om misverstanden te voorkomen en de contacten naar andere leden transparant te houden.
  1. Inschrijfdatum bij de vereniging
  • De datum van inschrijving is voor de vereniging van belang daar we graag willen weten hoe lang iemand lid is van de vereniging. Dit in verband met diverse jubilea en ervaringen om beginnende aquarianen bij te staan in hun hobby.
  1. Aanmelding, opzegging, wijziging, bewaren van de gegevens
  • De leden kunnen zich schriftelijk of digitaal opgeven middels een inschrijfformulier, waarbij wij vragen om enkele persoonsgegevens aan ons te verstrekken om het lidmaatschap te bevestigen.
  • De vereniging neemt passende beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen.
  • De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de vereniging voor het gebruik van zijn gegevens
  • De betrokkene kan die toestemming te allen tijde intrekken.
  • De vereniging respecteert het recht om de persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen
  • De gegevens worden bewaard tot het moment waarop het (oud)lid aangeeft dat de gegevens verwijderd dienen te worden. Het lid heeft daartoe het recht vergeten te worden.
  1. Het toekennen van een wachtwoord
  • De leden ontvangen een wachtwoord waarmee zij kunnen inloggen om toegang te krijgen tot het ledendeel van de website cerianthus.nl
  • Hier worden de namen, adres, telefoonnummer en e-mailadres van leden weergegeven om het mogelijk te maken onderling afspraken te maken voor bakonderhoud of bakbezoeken.
  • Tevens is er de mogelijkheid om op onze besloten Facebookpagina in te loggen.
  • Doel is het verbeteren van de onderlinge contacten tussen de leden.
  • Bij uitschrijven vervalt het wachtwoord en de deelname aan de besloten Facebookgroep.
  1. Overige opgenomen gegevens in het relatiebeheersysteem: 
  • Sprekers met: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en beoordeling van lezing
  • Onze adverteerders met: naam bedrijf, contactpersoon, adres, e-mailadres, telefoonnummer, website, advertentieformaat, ingangsdatum/opzegdatum advertentie en aantal te ontvangen Cerianthus Magazines, wel/geen aanmelding voor ontvangst van de Nieuwsbrief.
  • Deze gegevens worden niet gedeeld met derden zonder schriftelijke toestemming vooraf van betreffende spreker(s) of adverteerder(s).
  1. Verwerking van de gegevens
  • Nieuwe leden kunnen zich middels een inschrijfformulier aanmelden.
  • Dat kan schriftelijk of via de website van de vereniging
  • Op het inschrijfformulier staan de gegevens voor aanmelding inclusief de vraag voor automatische afschrijven van de jaarlijkse contributie, geheimhouding van de gegevens behalve de naam, het ontvangen van de Nieuwsbrief.
  • Relatiebeheerder draagt zorg voor de verwerking van het volledige relatiebestand in Cerelad.
  • De penningmeester draagt zorg voor de volledige financiële afwikkeling in Cefinad.
  • De gegevens slaan we op in ons programma: Cerianthus Documentatie Beheer (Joomla)
  • E-mail berichten (inkomend en uitgaand) staan op de server van Versio.nl (domein www.cerianthus.nl). Met Versio is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierbij zijn accountgegevens en wachtwoorden noodzakelijk als beveiliging van de berichten.
  1. Toegang tot privacygevoelige gegevens
  • Alle bestuursleden, die staan vermeld in het register van de Kamer van Koophandel, hebben toegang tot de ledenlijst en kunnen over de gegevens beschikken.
  • Bij aftreden van een bestuurslid vervalt de mogelijkheid tot toegang van de Persoonsgegevens.
  1. Gegevens aan derden
  • Wij vragen te allen tijde toestemming aan de nieuwe leden of het adres, telefoonnummer en e-mailadres kenbaar gemaakt mogen worden aan de overige leden. Dit om de onderlinge contacten te bevorderen. Dit doen wij middels het machtigingsformulier bij aanmelding.
  • Leden kunnen aangeven of zij wel of niet toestemming hiervoor geven. Zo niet, dan wordt alleen de naam vermeld op de ledenlijst
  • Verder zal de vereniging de door leden verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken indien zij hiervoor geen toestemming hebben gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Dat geldt voor het binnenland als wel voor het buitenland. (Belgische leden).
  • In onze uitgave van Cerianthus Magazine vermelden we de namen van auteurs, ook wanneer zij lid zijn van onze vereniging.
  • Op onze website staan, na goedkeuring, artikelen en fotomateriaal van leden voorzien van hun naam.
  • Toestemming dient gevraagd te worden voor publicatie in een andere uitgaven indien het een artikel betreft van Cerianthus of van een van de leden. Bij overname van een artikel van Cerianthus dient de gebruiker bronvermelding, publicatiedatum van het artikel en een hyperlink https://www.cerianthus.nl toe te voegen aan de publicatie.
  1. Wijzigingen in deze privacyverklaring
  • De vereniging kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
  • Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

Opgesteld: Utrecht, 5 juni 2018

Gewijzigd: Utrecht, 9 november 2020